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保育園の役員やクラス保護者間での連絡にメーリングリストをつくるには
こんにちは、ロズマリです。
保育園や幼稚園の保護者の間でメーリングリストをつくりたい、ということがしばしばありました。
また、PTA活動、町内会などでもメーリングリストがあると便利です。
メーリングリストとは、複数のアドレスに一斉にメールを送信する仕組みのことです。
現在、LINEなどのチャットアプリやSLACKなどのグループウエアなど多くのサービスがあり
一見、メーリングリストの需要はなくなっているように思われますが、上記のように、
保護者会やPTA、町内会などの活動など、「ほどよく距離感を保ちながら活動したい」場合には
メールでのやり取りが便利であり、その場合、メーリングリストが活躍します。
メーリングリストは、一つのアドレスにメールを送信すると、登録者全員にメールが送信されます。
CC,BCCに全アドレスを入力すれば、同じように全員にメール送信されますが、その場合、次のような問題があります。
１、全員のメールを毎回入力するのが手間である。
２、メールアドレスの入力もれが起こることもある。
３、BCCにするべきところをCCでメールを送ってしまい、全員のメールアドレスが受信者にわかってしまう。
このようなことが、メーリングリストでは、心配する必要がありません。
しかしながら、メーリングリストのサービスがだんだん少なくなってきているのも事実です。
メーリングリストは無料から有料のものがありますが、上記のようなPTAなどの活動では、無料のものが望ましいと思います。
そういう時、やはり、＂無料＂で使えるものを検討することになると思います。
私も、実際に保護者会でメーリングリストを利用と思い、現在ある「無料のメーリングリスト」を比較検討しました。
結果、一番決めたのは、
Googleグループ
です。
グーグルグループと他の無料メーリングリストの比較
グーグルグループは、無料で使えるメーリングリストとしてはとても優秀です。
しかし、機能が揃いすぎていて、シンプルにメーリングリストとして使うには、設定が面倒であるという印象をもたれることもあるようです。
結論からいうと、グーグルグループの設定はそれほど面倒でも難しくもなかったです。
しかし、もっと簡単なメーリングリストがないのかなと思ったときに比較できる無料メーリングリストを調べてみました。
freeml フリーエムエル
| メリット | 機能がいっぱい。簡単な操作。ファイル、写真共有が可能。出欠確認やアンケートなど便利な機能。カレンダー共有。会員登録しなくても、メール受信が可能。 |
| デメリット | 広告が多い。広告メールが来る。 |
10年以上の歴史があるメーリングリスト。使っている途中にサービスが終了！？というような心配もかなり少なさそうです。
少人数のグループで使いやすそうな機能がたくさんあります。
検討の価値はあります。
会員登録すると、広告メールが届きます。この広告収入があるので、無料でこのサービスを利用できるしくみになっているので、広告を受信するのは仕方ないですね。
広告を我慢できれば、かなりおすすめのメーリングリストです。
freeml(フリーエムエル）は、残念ながら、2019年12月でサービス終了になりました
らくらく連絡網
PTA、サークル、幼稚園や保育園のクラスの連絡などの小さめグループで使うのにぴったりな簡単なメーリングリスト。
| メリット | 操作が簡単。出欠管理、アンケート、スケジュール共有などの機能がある。 |
| デメリット | 広告メールがくる。個人情報の登録が必要。 |
使用者が登録して、個人情報を入力しなくてはいけないところが少し難点です。
広告メールがくるので、それも考慮しなくてはいけない事項です。管理人によるアドレス直接登録ができず、招待制のみになります。
以上の点をクリアすれば、高機能で無料なので、よいメーリングリストであると言えます。
マチコミ
マチコミ
マチコミは、元々は学校向けの連絡網サービスです。
IT企業が学校向けに無料サービスを提供しています。無料サービスは、協賛企業のリサーチや広告メールを配信することによって成り立っています。
学校以外でも、学童や町内会、サークルなど小希望の団体が利用しています。
子供の安全のための社会貢献という目的をもって提供されているサービスですので、利用できるのは以下のような団体に限られています。
保育園、幼稚園、小中学校、高等学校、高等専門学校、特別支援学校の教育施設、大学等。公立私立は問わない ）
教育委員会が認可、助成している施設 （ただし、子どもおよびその保護者を対象としていること）
子どもを対象とした団体
地域ボランティア団体や子どもを中心とした非営利のクラブ・サークル等
上記のクラブ活動や父母会
PTAや保育園、幼稚園の保護者会などはこの条件に当てはまりますので、検討してみる価値はあります。
| メリット | いろいろな機能を無料で利用できる。（メール送信、開封の確認、PDFファイル添付、アンケート配信、カレンダー共有、出欠連絡、タイムライン等） |
| デメリット | 利用できる団体が限られている。 無料版だと、広告メールがくる。 |
それでもグーグルグループを選んだわけは
無料のメーリングリストといいうことでは、いろいろなサービスが存在していて選択肢は多いです。
各社、メリット、デメリットがありますが、以下の点を考慮した結果、グーグルグループでメーリングリストを作ることにしました。
メーリングリスト、手間をかけて立ち上げても突然「サービスを終了します」と言われたら、かなり辛いです。 また、個人情報を扱うということもあり、信用のある名前が知れた会社の方がよいと思いました。 その点では、Googleは、最強と思われます。
メーリングリストを無料で提供するからくりとしては、利用者に対して広告をするという仕組みがあります。
したがって、広告メールがたくさんきてしまって、ちょっと迷惑、という意見が聞かれるメーリングリストもありました。
私は、広告メールがきてもそれほど気になりませんが、嫌だと感じる人もいるようです。
そういう観点から、保育園のクラスや役員会などのメーリングリストには、広告がないことを条件にすることにしました。
グーグルグループは広告がないのが、ポイント高いです。
メーリングリストを作成するときに、
１、登録者のアドレスを管理者が直接登録する
２、招待メールを送信し、各人に承認してもらう
やリ方があります。
直接登録できた方が手間がかからず楽なのではないかと思います。承認スタイルだと、招待メールを送っているのに気づかない人やなかなか承認してくれない人がいそうです。意外とメーリングリストの仕組みがわからない人も多いので、わからない人が困らないように直接入力ができるサービスが良いのではないかと思いました。グーグルグループは直接入力も招待も選べます。
・利用者が多く、疑問点をネットで検索するとすぐにでてくる
グーグルグループは利用者も多く、ネットで検索すると、知りたいことがすぐに見つけることができます。
グーグルグループのサポートページも、細かく解説されていてわかりやすいです。Googleグループヘルプセンター
以上の点を考慮して、最も条件にあっていたGoogleグループでメーリングリストを作成することにしました。
Googleグループでメーリングリストの作り方
１、Googleアカウントを作る
メーリングリストを受信するだけなら、アカウントがなくても大丈夫ですが、作成する人（管理者）はGoogleアカウントを持っている必要があります。
以下のページでできます。
２、Googleグループの作成
グーグルアカウントを作成してログイン下状態で、グーグルグループのページに行きます。
左上のオレンジのボタン
グループを作成
を押してグループ作成に進みます。
情報を入力し、作成 ボタンを押します。
このとき、一番最後の項目、
「基本的な権限」
のところで注意が必要です。
4項目ありますが、次の設定を選ぶようにしてください。
グループの公開表示 ⇒ グループのすべてのメンバー
トピックを表示 ⇒ グループのすべてのメンバー
投稿 ⇒ グループのすべてのメンバー
グループに参加 ⇒ 招待されたメンバーのみ
ここを「ウエブ上のすべてのユーザー」にしてしまうと、外部の人が誰でも、グループの内容を見ることができてしまいます。
権限の設定には注意を払ってください。
３、グループのメンバーを登録
管理画面の左メニューの「メンバー」を開きます。
メンバーの招待
メンバーの直接入力
という項目があるので、どちらかでメンバー登録をします。
この時、メンバーの表示名とアドレスを入力するには、
“メンバーの名前＂<abcdefg@123.com>
のようにします。
以上で、Googleグループでメーリングリストの作成ができます。
４、登録したメールのテストをする
メールの登録が終わりましたら、テストメールの送信をしてみましょう。
もしもメールアドレス登録時に間違いがあると、エラー表示が出ます。
０(ゼロ）が O(オー）だったり、－（ハイフン）が＿（アンダーバー）だったりと意外とミスがおきるんですよね。エラーがなく、全ての人に送信ができましたら、メーリングリストの運用準備が完了です。
メーリングリストは、今も便利。グーグル機能でさらなる活用も可能
メーリングリストがあると、いろいろなグループで連絡をとりあうときに、たくさんのメルアドを入力する必要がないので大変便利です。
Googleグループには、いろいろな機能も備わっていますので、もっと高度な利用方法も可能になります。
やはり便利なのは、ファイル共有機能ですね。グーグルドライブに、ファイルをアップロードして簡単に共有できます。
ひと昔前は、メールにファイルを添付して全員に送っていましたが、少し大きい容量のデータだとエラーになってしまったりでかなり面倒でした。そのわずらわしさがなくなるのは嬉しいです。
グーグルは、ほとんど無料で使えるサービスが多いので、非営利の活動にも取り入れやすいです。ぜひ、活用を検討してください。
無料で便利なメーリングリストには、Googleグループがオススメです。
